Un profil d’archivage contient généralement des métadonnées descriptives permettant de définir le plan de classement du bordereau de transfert. Dans le SEDA, l’ontologie de description définie dans cette zone s’inspire très largement de la norme ISAD-G, proposant un modèle arborescent et des informations métier indispensables comme l’intitulé, l’analyse, le niveau de description, les dates extrêmes ou encore des champs d’indexation.
Le standard d’échange de données utilise la terminologie d’unité d’archives pour définir les branches intellectuelles d’un plan de classement archivistique. SHERPA reprend ce vocabulaire et présente à l’utilisateur une interface de saisie arborescente des unités d’archives.
En cohérence avec les principes de travail collaboratif et partagé sur les profils d’archivage, l’outil propose en outre une fonctionnalité permettant de rédiger des modèles de description génériques s’adaptant à des flux documentaires type. L’utilisateur peut ainsi constituer des « unités d’archives » génériques, en plus des unités d’archives normalement décrites dans un profil et les réutiliser dans différents contextes de travail. Il est possible de fusionner plusieurs de ces modèles dans un seul profil en cours de rédaction.